Jenis dan Contoh Surat Peringatan

Dalam dunia kerja dikenal sebuah surat yang cukup menakutkan untuk karyawan, yaitu surat peringatan. Surat ini pada dasarnya merupakan sebuah surat yang memberitahukan mengenai pelanggaran seperti kesalahan maupun kelalaian yang dilakukan oleh karyawan di suatu perusahaan. Contoh dari surat peringatan cukup beragam bergatung juga kepada kesalahan yang dilakukan.

Berdasarkan kesalahan yang telah dilakukan surat peringatan akan berbeda-beda. Fungsinya adalah sebagai salah satu upaya dalam meluruskan kembali kebijakan perusahaan. Nantinya karyawan akan berusaha lebih taat terhadap peraturan perusahaan karena jika tidak akan mendapatkan sanksi tertentu.

Surat peringatan sendiri biasanya dibuat oleh bagian personalia dari sebuah perusahaan. Untuk itu beberapa referensi di bawah ini nanti bisa kamu gunakan sebagai contoh terutama untuk yang bekerja di bagian personalia. Inilah beberapa contoh tersebut:

1. Referensi Surat Peringatan untuk PNS

Pegawai negeri sipil sebagai sebuah aparatur sipil negara tentu tidak luput dari sebuah kesalahan. Untuk itu PNS juga akan mendapatkan surat peringatan yang dikeluarkan secara langsung baik oleh instansi tersebut maupun langsung dari instansi khusus yang berwenang. Contoh dari surat peringatan untuk PNS bisa dicontoh sebagai berikut :

Contoh Surat Peringatan untuk PNS

Pemerintah Kota Demak

Dinas Ketenagakerjaan dan Transmigrasi

Jl. Pahlawan kota Demak

Surat Peringatan

Nomor: 54/FSK/546512

 

Menyatakan memberi surat peringatan kepada:

Nama                          : Dodit Dudi, S.Pd

NIP                              : 198720153739

Jabatan                                    : Staff Kantor

 

Berkaitan dengan acuan aturan tata tertib dan disiplin tenaga kerja dengan adanya surat ini pemerintah Kota Demak memberikan surat peringatan administrative langsung kepada saudara yang namanya dicantumkan diatas. Untuk pelanggaran yang dilakukan oleh yang bersangkutan adalah tidak melaksanakanya tugas harian dikarenakan tidak bekerja selama satu minggu atau selama 7 hari. Karena itu surat peringatan ini mengingatkan :

1. Masa surat SP ini memiliki masa berlaku 7 hari kedepan setelah surat ini resmi diedarkan.
2. Sebagaimana yang sudah ditetapkan berdasarkan undang-undang mengenai pelanggaran administrasi oleh pegawai negeri sipil UU no. 98/tenaga kerja/34824 maka yang bersangkutan akan mendapat sanksi berupa pengurangan gaji sebesar 5% pada bulan Januari 2020.

Demikian surat peringatan dari Dinas Ketenagakerjaan dan Transmigrasi dibuat dengan sebagaimana mestinya agar mendapatkan perhatian oleh yang bersangkutan. Kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan tanggung jawab sudara yang bersangkutan.

Demak, 20 Desember 2020

 

 

Mengetahui

Kepala Dinas Ketenagakerjaan Kota Demak

2. Referensi Surat Peringatan Pertama (SP1) untuk Karyawan Kontraktor

Sebagai Karyawan kontraktor yang menggunakan sistem kerja kontrak akan memiliki agenda waktu kerja sesuai dengan yang ditetapkan. Lazimnya, surat peringatan pertama akan diberikan jika pihak kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya. Jika masih bingung berikut ini adalah contoh surat peringatan pertama sebagai berikut :

Contoh Surat Peringatan Perama (SP 1) untuk Karyawan Kontraktor

Dinas Tata Kota Demak

 

Jl. Gunung Sahara Km.2 Kota Demak

Demak, 22 Maret 2020

Nomor                         : 66/JDSA

Lampiran                    : –

Hal                              : Peringatan I (keterlambatan kerja)

Kepada Yth

Direktur Utama PT Matahari Bersinar Terang

Jl. Utara No. 98 Demak

Dengan hormat,

Berkaitan dengan kontrak kerja yang disepakati bersama di awal kontrak kerja dan berdasarkan peraturan yang tercantum dalam kontrak kerja nomor 46472/738 memutuskan bahwasanya pada tanggal 11 Januari 2019 pekerjaan seharusnya sudah selesai. Tapi PT Matahari Bersinar Terang telah melakukan keterlambatan kerja selama 2 bulan tidak sesuai dengan yang telah disepakati bersama di awal kontrak.

Berdasarkan dengan hal tersebut, kami menyampaikan pula agar kiranya melakukan perbaikan kualitas kinerja dari PT. Kuat Kita Bersinar bisa menyelesaikan kontrak kerja sesuai dengan kesepakatan bersama. Untuk itu kami menghimbau agar PT. Kuat Kita Bersinar mempercepat proses kerja agar dapat selesai sebelum libur lebaran datang. Semoga dengan adanya surat peringatan ini dapat lebih diperhatikan. Atas perhatian dan kerjasamanya saudara kami ucapkan rasa terimakasih.

 

Dengan hormat,

 

Kepala Dinas Tata Kota Demak

 

Heru Kuncahyono

 

3. Surat Peringatan untuk Karyawan

Surat peringatan pada dasarnya tidak semata berisi sanksi maupun pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Kenyataannya ada surat peringatan untuk panggilan karyawan. Untuk surat peringatan karyawan ini biasanya memiliki masa berlaku 3 kali pemanggilan dan sesuai dengan kesalahan yang karyawan lakukan selama 3 kali lebih. Contoh dari surat peringatan tersebut antara lain:

Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan

1. Bumi Persada

Jl. Semangka buah No. 02 Demak

Surat Peringatan Pertama (SP-1)

Nomor: 46/38247/4827488

Adapun surat peringatan ini:

Nama                          : Andrea Sebastian

NIP                              : 19984322014959

Jabatan                                    : Staff Kesenian

Berkaitan dengan peraturan yang ditetapkan dalam perusahaan tentang kedisiplinan karyawan dalam pekerjaan, yang namanya dicantumkan diatas sudah melanggar aturan di pasal 6 ayat 1 tentang ketenagakerjaan yang beriisi tentang kewajiban menjalankan pekerjaan selama 6 hari dalam waktu 1 minggu.

Karena saudara yang bersangkuatan tidak hadir di tempat kerja salama 6 hari berurut-turut tanpa adanya surat izin tidak masuk kerja maka mendapatkan sanksi dalam bentuk surat peringatan pertama.

Adanya surat peringatan pertama ini maka saudara yang namanya disebutkan diatas, diharapkan untuk hadir di kantor pada hari senin, 21 Maret 2020 untuk diberikan pengarahan oleh HRD perusahaan. Mohon untuk dipahami saudara yang bersangkutan untuk diperhatikan dengan baik-baik.

 

Direktur PT Bumi Persada

 

Elviana Probosiwi M.Sc.

 

4. Contoh Surat Peringatan untuk Guru

Selain karyawan surat peringatan digunakan untuk karyawan atau pekerja profesonal, surat peringatan juga digunakan pada Guru Pengajar di Sekolah. Hal tersebut karena beberapa guru juga seringkali tidak bisa melakukan tugas kerja dengan baik dan benar. Untuk itu guru juga berhak mendapatkan sanksi kedisiplinan, tidak hanya murid semata. Inilah contoh dari surat peringatan untuk guru tersebut:

Contoh Surat Peringatan untuk Guru

SMK YPE Prasetya Ahmad

Jalan Puteran No. 01

Nomor                         : 2315472/11

Perihal                        : Peringatan

Lampiran                    : –

Kepada Yth                 : Ibu Ryana Sofa, S.Pd

Guru Mapel                : Akuntansi

Di Tempat

Dengan hormat kepada Ibu Ryana Sofa, kami selaku pimpinan yayasan Prasetya Ahmad ingin menyampaikan sebuah surat peringatan pertama. Berkaitan dengan aturan kedisiplinan yang ditetapkan di sekolah yang telah dilanggar oleh yang namanya tercantum diatas yaitu tidak mengajar siswa pada jam pelajaran tanpa adanya surat izin. Dengan adanya pelanggaran tersebut tentu mengakibatkan terhambatnya proses belajar mengajar pada mata pelajaran akuntansi di SMK YPE Prasetya Ahmad.

Berkaitan mengenai isi dari surat peringatan ini diharapkan agar dapat diperhatikan dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut kiranya dapat membuat Ibu Ryana Sofa, S.Pd dapat kembali mulai melakukan kegiatan belajar mengajar seperti biasa pada hari berikutnya. Tetapi, apabila pelanggaran ini kembali terjadi maka dari pihak sekolah kan meningkatkan status peringatan kepada Ibu Ryana Sofa, S.Pd.

Demikian surat ini dibuat dengan sebaik-baiknya dan sebenar-benarnya. Kami mohon maaf atas segela kesalahan dan kekurangan dalam surat ini. Sekiranya surat ini bisa menjadi perhatian untuk ibu dengan semestinya.

 

Hormat Kami,

Pimpinan Yayasan Prasetya Ahmad

 

Dirgantara Prasetya Ahmad, S.Pd., MBA.

 

5. Contoh Surat Peringatan Pelanggaran Kinerja

Jenis surat peringatan ini umumnya digunakan oleh perusaan untuk memberikan teguran dan sanksi kepada karyawan dan pegawainya yang tidak mematuhi aturan yang dibuat oleh perusahaan. Surat peringatan ini diberikan berdasarkan beberapa tahap dan sesuai dengan kesalahan yang dilakukan. Tujuannya adalah agar karyawan tersebut tidak akan kembali mengulangi hal yang sama.

Surat Peringatan Pelanggaran Kinerja

1. Dakota Jonson

Jl. Permata Hijau III No. 19, Sragen, Jawa Tengah

Telp. 08098999999999

Email : administrasi@dakota.co.id

Surat Peringatan Pertama ( SP – 1 )

Nomor : 32410/HRD/471853

Dengan ini memberitahukan surat peringatan kepada:

Nama              : Cersei Lannister

Jabaran            : Sales Consultant

Sehubungan dengan tercapainya sistem kerja yang produktif dan disiplin, kami selaku pihak PT. Dakota Jonson memberikan kepada saudara yang tercantu di atas yang telah melakukan pelanggaran tata tertib mengenai kedisiplinan kerja.

Berkaitan dengan laporan hasil evaluasi kerja, saudara yang namanya dicantumkan di atas telah mengalami perfoma dan kinerja yang menurun sehingga perusahaan mengalami kerugian dalam penjualannya. Sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan oleh perusahaan bahwa dengan penurunan performa ini saudara yang bersangkutan dikenakan sanksi karena masalah ini potongan 25% dari penghasilan.

Sekian surat peringatan ini dibuat dengan sebagaimana mestinya dan dengan benar. Semoga dari surat ini bisa diperhatikan dengan semestinya sehingga bisa menjadi dasar untuk meningkatkan hasil kinerja penjualan saudara di hari berikutnya.

 

Dengan hormat,

Kepala Divisi HRD PT. Dakota Jonson

 

 

Jalaludin Al-Furqon

 

6. Contoh Surat Peringatan Pembiayaan

Jika sebelumnya sudah dibahas mengenai surat peringatan kerja, selanjutnya ada juga surat peringatan yang berisi mengenai peringatan sejumlah pembayaran tertentu. Untuk contoh peringatan pembayarannya adalah sebagai berikut:

Surat Peringatan Pembayaran

Sragen, 12 Januari 2020

Nomor             : 32/42/KLD

Lampiran        : 2 lembar

Perihal            : Tagihan Pembayaran

Kepada Yang Terhormat

Staff Manager CV. Agunan Jaya Perkasa

Jalan. Kebayoran Baru No.46

 

Dengan hormat,

Dengan diberikannya surat peringatan ini bahwa kami memberikan info tentang tunjangan pembayaran hutang perusahaan sebesar Rp 90.000.000 yang bernomor faktur 515/SAD dan juga salinan yang terlampir di surat ini.

Melalui surat ini juga kami memberi peringatan agar pelunasan hutang tersebut segera dilakukan sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama sehingga nanti tidak ada masalah ataupun halangan yang tidak diinginkan di masa yang akan datang. Selanjutnya untuk laporan dari biaya yang wajib untuk dibayarkan sudah terlampir pada surat peringatan ini.

Kami berharap adanya surat peringatan ini kepada perusahaan yang bapak/ibu pimpin agar segera melaksanakan pelunasan tunggakan yang disebutkan diatas sebelum tanggal jatuh temponya. Kami ucapkan terimakasih atas kerjasama dan perhatiannya.

Hormat kami

 

 

Sebastian Feri Abraham SE.

Manager Keuangan

 

7. Contoh Surat Peringatan untuk Organisasi

Selain surat peringatan digunakan untuk sebuah instansi yang mempekerjakan sesorang karyawan atau pegawai, dalam kepengurusan suatu organisasi internal seperti organisasi sekolah atau kampus seperti OSIS dan BEM pun bisa mengeluarkan surat peringatan. Pada tinggkat sekolah biasanya surat peringatan ini dibuat dan diedarkan oleh pembina OSIS masing-masing. Inilah contoh surat peringatan tersebut:

Contoh Surat Peringatan untuk Organisasi

SMA Negeri 46 Blitar

 

Organisasi Siswa Intra Sekolah

Alamat: Jalan Pendidikan No 46 Blitar

Surat Peringatan Untuk Anggota OSOS

Nomor             : 009/OSIS/SMA Negeri 56/2020

Lampiran         : 2

Perihal             : Surat Peringatan I (Pertama )

Yth,

Saudara Tasya Abimanyu

Di Tempat

Assalamualaikum Wr,Wb

Dengan keluarnya surat ini, kami selaku pembina OSIS SMA Negeri 46 Blitar menyampaikan bahwa saudara yang bersangkutan telah melakukan pelanggaran ketertiban disiplin dalam peraturan organisasi sekolah sebagaimana yang ditetapkan. Dengan ketidak hadiran saudara pada kegiatan penting sekolah, maka kami dengan ini memberikan peringatan secara tegas kepada saudara yang nantinya setelah dilakukan serangkaian rapat bersama pembina OSIS atas pelanggaran untuk yang ke tiga kalinya pada rapat  rapat OSIS yang telah diselenggarakan pada hari jumat 12 Desember 2019 kemarin.

Untuk itu maka dinyatakan bahwa saudara yang bernama

Nama               : Tasya Abimanyu

Kelas               : XI – IPS 4

Jabatan          : Bendahara OSIS

Tidak hadir dalam mengikuti serangkaian rapat semestinya. Berkaitan dengan hal tersebut, kami memberikan peringatan kepada yang bersangkutan untuk tidak mengulangi kejadian yang disebutkan di masa yang akan datang. Demikian surat pemberitahuan ini  dibuat dan sampaikan sebagai mana mestinya. Kami berharap dengan adanya surat ini dapat menjadi perhatian oleh yang bersangkutan sehingga bisa bertanggung jawab dan menjalankan tugas yang telah diamanatkan dengan lebi baik. Kami berterimakasih atas perhatian dan kerjasamanya dari yang bersangkutan.

Wassalamualaikum Wr.Wb

Blitar, 18 Desember 2019

 

Ketua Osis SMA Negeri  46                                 Mengetahui Pembina OSIS SMA Negeri 46

Ibrahim Hasan                                                       M. Abdul majid

NIP :87546343663536

Inilah artikel mengenai berbagai surat peringatan yang sering digunakan sehari-hari baik dalam perusahaan maupun organisasi tertentu. Berkaitan dengan beberapa contoh diatas, kesimpulannya bahwa surat peringatan adalah sebuah surat pemberitahuan tentang hubungan kerja baik dalam instansi resmi ataupun organisasi.

Meskipun modelnya berbeda namun isi pesan dan tujuan dari surat peringatan tersebut memiliki kesamaan. Sifat rahasia dari sebuah surat peringatan dapat menjadikan surat tersebut diartikan sebagai bentuk terguran maupun peringatan tertentu.

Karena itu peringata harus mendapatkan tindak lanjut untuk menjadikan perhatian dan kepatuhan terhadap sebuah aturan yang telah ditetapkan. Etika yang baik dan benar dalam menanggapi surat peringatan adalah mengikuti arahan dalam surat tersebut.

Seringkali orang tidak mengindahkan peringatan yang diberikan sehingga perusahaan maupun organisasi harus bertindak tegas dalam menegakkan perturan bersama. Padahal apabila surat peringatan dijalankan dengan baik, maka tidak akan ada sanksi tegas yang akan berlanjut lebih besar.

Demikianlah artikel yang cukup lengkap mengenai surat peringatan yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.

Semoga dengan adanya artikel ini dapat membantu kamu dalam membuat surat peringatan, mengoreksi surat peringatan, dan juga menanggapi surat peringatan tersebut. Selalu ingat bahwa surat peringatan bukanlah sebuah tulisan biasa yang makna.

Untuk itu, usahakanlah selalu untuk berkelakuan yang baik dan benar sehingga nantinya tidak perlu mendapatkan terguran berupa surat peringatan. Hal tersebut penting dilakukan agar etika dalam bekerja maupun dalam aktivitas sehari-hari tidak akan menyalahi aturan yang berlaku. Selalu ingat bahwa profesionalitas selalu harus dijunjung tinggi. Selamat bekerja!