Surat resmi sering dibuat oleh lembaga semisal organisasi, pemerintah, dinas, komunitas dan lain sebagainya. Selain oleh lembaga-lembaga, surat resmi juga terkadang dibuat oleh individu atau personal. Surat pengunduran diri dan surat lamaran pekerjaan merupakan salah satu contoh surat resmi yang dibuat oleh individu. Pembuatan surat resmi memiliki prosedur dan formatnya tersendiri.
Pada artikel kali ini kami akan mengulas secara tuntas mengenai surat resmi beserta dengan beberapa contoh dari surat resmi tersebut agar kamu bisa memahami dengan baik dan benar. Berikut ini adalah penjelasan detail dari surat resmi mulai dari pengertian hingga berbagai contoh yang di sajikan. Simak ulasan artikel yang ada dibawah ini tentang surat resmi.
Sebelum membahas lebih detail mengenai surat resmi, terlebih dahulu akan kita bedah pengertian dari surat resmi tersebut. Secara sederhana, surat resmi bisa di artikan sebagai surat yang di keluarkan oleh individu, kelompok atau lembaga tertentu yang memiliki sifat resmi dan formal serta terdapat kepentingan resmi dalam surat tersebut.
Membedakan surat biasa dengan surat resmi sangat mudah. Bisa di lihat dari segi bahasa dan format penulisan dari surat resmi yang menggunakan bahasa baku dan juga formal. Kepentingan yang ada dalam surat resmi ini biasanya terkait dengan lembaga yang bersangkutan yang membuat surat resmi tersebut.
Bagian-Bagian Surat Resmi
Surat resmi memiliki perbedaan yang cukup kontras dengan surat pribadi pada cara penulisan dan strukturnya. Karena dalam menulis surat resmi harus menggunakan form yanh telah di tentukan sesuai standar yang di berlakukan. Maka dari itu kamu perlu mengetahui bagian atau struktur yang menjadi susunan dalam sebuah surat resmi. Berikut ini adalah bagian-bagian yang menyusun sebuah surat resmi. Simak ulasan artikel yang ada di bawah ini.
1. Kepala Surat Atau Kop Surat
Bagian pertama yang wajib ada pada sebuah surat resmi adalah kepala surat atau kop surat. Kepala surat atau kop surat terletak di bagian paling atas dan tengah dari surat resmi. Kop surat dengan bagian isi surat resmi di pisahkan dengan garis. Pada bagian kop surat terdiri atas identitas dari pembuat surat mulai dari nama orang atau perusahaan atau lembaga atau instansi, alamat lengkap dari penulis surat dan juga alamat email atau website serta nomer telepon atau fax. Surat resmi wajib menyertakan kop surat karena sebagai penanda bahwa surat tersebut bersifat formal dan jelas identitas pengirim surat resmi tersebut.
2. Nomor Surat
Bagian berikutnya yang terdapat dalam surat resmi adalah nomer surat. Nomer surat juga tak kalah penting karena akan memudahkan pihak pembuat surat dalam mengarsipkan dokumen surat tersebut yang telah dibuat. Pada bagian nomer surar terdiri atas nomer urut, tanggal bulan dan tahun pembuatan atau waktu surat tersebut diedarkan. Tata letak dari bagian nomer surat berada di di bawah kop atau kepala surat dan di sisi kiri. Adapun fungsi lain dari kop surat adalah untuk memudahkan kontrol frekuensi surat resmi, agar memudahkan penyimpanan adminitrasi dan lain sebagainya.
3. Tanggal Penulisan Surat
Bagian berikutnya yang menjadi penyusun surat resmi adalah tanggal penulisan dari surat resmi. Fungsi dari bagian tanggal penulisan surat adalah agar memberitahu kepada penerima surat kapan surat resmi tersebut di buat dan juga memudahkan penerima untuk memahami untuk kapan surat tersebut berlaku. Oleh karena itu, bagian tanggal penulisan surat ini penting dan wajib di sertakan dalam sebuah surat resmi.
4. Lampiran
Bagian berikutnya yang wajib ada dalam sebuah surat resmi adalah lampiran. Bagian ini biasanya di tulis setelah penulisan tanggal. Adapun untuk lampiran sendiri bisa di sertakan dan bisa juga tidak perlu di sertakan. Lembaran lampiran di buat jika memang di perlukan. Namun penulisan lampiran ini harus di tulis dalam surat resmi. Agar kesan formal lebih kental terasa dalam surat resmi tersebut.
5. Perihal
Bagian berikutnya yang menjadi penyusun dalam sebuah surat resmi adalah perihal. Penulisan perihal berada di bawah dari lampiran. Adapun fungsi dari penulisan perihal ini adalah sebagai pemberitahuan kepada penerima surat mengenai apa isi dari surat resmi tersebut. Dengan begitu, maka penerima surat bisa memahami isi atau inti utama dari surat resmi tersebut.
6. Alamat Tujuan
Bagian berikutnya yang menjadi penyusun dalam sebuah surat resmi adalah alamat tujuan. Bagian alamat tujuan juga menjadi yang terpenting dan wajib di sertakan dalam sebuah surat resmi. Hal ini menjadi penting karena dengan adanya alamat tujuan maka surat tersebut bisa tersampaikan kepada penerima yang sudah di kehendaki. Maka dari itu sebuah surat resmi wajib menyertakan alamat tujuan surat tersebut.
7. Salam Pembuka
Bagian berikutnya yang menjadi penyusun dalam sebuah surat resmi adalah salam pembuka. Salam pembuka dalam sebuah surat resmi memiliki fungsi untuk mengawali atau membuka surat tersebut. Beberapa contoh kalimat dalam salam pembuka di surat resmi antara lain adalah Assalamualaikum, salam sejahtera, dengan hormat, dan salam pembuka lain. Fungsi lain dari salam pembuka adalah sebuah wujud sikap dari orang yang beradab yang ketika mengawali suatu pembicaraan dengan sapaan atau salam.
8. Isi Surat
Bagian berikutnya dalam sebuah surat resmi adalah isi surat. Pada dasarnya isi surat merupakan bagian yang terpenting di dalam surat resmi tersebut. Pada baguan isi surat ini menjelaskan mengenai maksud dari surat tersebut. Jika berupa acara atau kegiatan, maka dalam isi surat di jelaskan dengan rinci mengenai tanggal, bulan dan tahun serta waktu dan juga tempat dilaksanakan acara tersebut. Bagian isi surat terletak di area paling tengah dari sebuah surat resmi.
9. Salam Penutup
Bagian berikutnya yang menjadi penyusun dari sebuah surat resmi adalah salam penutup. Ada salam pembuka tentu harus di sertakan pula salam penutup sebagai wujud ungkapan akhir percakapan. Salam penutup dalam sebuah surat resmi biasanya berupa ucapan terima kasih dan juga permohonan maaf. Setelah itu baru di tulis kalimat salam penutup seperti contoh Assalamualaikum, hormat kami dan lain sebagainya.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Bagian berikutnya yang wajib ada di dalam sebuah surat resmi adalah tanda tangan beserta dengan nama terang dari penanggung jawab surat tersebut. Di bagian paling atas biasanya tertulis kalimat hormat kami. Di bawah kalimat hormat kami di bubuhkan tanda tangan dari pembuat surat dan setelah itu baru di tulis nama terang dari penulis atau penanggung jawab surat resmi tersebut.
11. Tembusan:
Bagian terakhir di dalam sebuah surat resmi adalah tembusan. Bagian ini tidak harus ada, namun bila di perlukan maka boleh di tuliskan. Tembusan sendiri memiliki fungsi untuk memberitahukan bahwa surat ini wajib atau perlu di ketahui oleh orang atau lembaga tertentu.
Nah itulah bagian-bagian yang menjadi penyusun dalam sebuah surat resmi. Semua bagian itu di rangkai dalam satu kertas maka akan menghasilkan sebuah surat resmi yang utuh dan sempurna.
Jenis-Jenis Surat Resmi Yang Umum
Ada banyak sekali jenis surat resmi yang sering kita jumpai entah secara sengaja karena terikat dengan lembaga atau instansi tersebut maupun secara tak sengaja setiap harinya. Salah satu jenis surat resmi yang mungkin pernah kamu jumpai adalah surat edaran dari organisasi, surat pemberitahuan sekolah untuk wali murid dan lain sebagainya.
Pada artikel kali ini kami akan memberikan dan mengulas empat jenis surat resmi yang mungkin terlalu asing dan pertama kali kamu mengetahuinya. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah beberapa jenis surat resmi yang mungkin belum pernah kamu ketahui sebelumnya. Simak ulasan artikel di bawah ini.
1. Surat Kuasa
Surat kuasa memiliki pengertian sebagai sebuah surat wewenang atau amanah untuk menggantikan atau di gantikan oleh orang lain dalam suatu acara atau kondisi tertentu. Semisal kita tidak dapat menghadiri suatu acara penting, maka kita bisa mewakilkan orang lain dengan memberi bukti wewenang berupa surat kuasa. Beberapa contoh surat kuasa antara lain adalah surat kuasa untuk pembelian atau penjualan barang, surat kuasa untuk pengambilan uang di bank dan lain sebagainya.
2. Surat Perintah
Secara sederhana surat perintah adalah surat yang dibuat oleh lembaga atau instansi tertentu yang memerintahkan suatu tugas atau pekerjaan dan semacamnya. Surat perintah sering di jumpai pada lembaga semisal organisasi, pemerintahan, instansi dan lain sebagainya.
3. Surat Niaga
Surat resmi berikutnya adalah surat niaga. Surat niaga merupakan dokumen surat transaksi penjualan atau pembelian barang dengan jumlah dan nominal yang tinggi. Demi tidak ada masalah di kemudian hari, maka ketika melakukan transaksi semacam itu di perlukan surat niaga. Kedua belah pihak yang telah menandatangi surat niaga harus menaati semua peraturan yang tertera dalam surat niaga.
4. Surat Perjanjian Kontrak Kerja
Surat perjanjian kontrak kerja adalah dokumen surat terikat yang berisi perjanjian kontrak kerja antara atasan atau perusahaan dengan karyawan nya. Surat ini memiliki legalitas hukum sehingga ketika ada yang di langgar dalam perjanjian maka pihak pelanggar akan di haruskan untuk membayar denda. Biasanya surat perjanjian kontrak kerja memiliki batas waktu tertentu yang harus di taati oleh kedua belah pihak yang telah bersepakat menandatangi surat perjanjian kontrak kerja tersebut.
Contoh Surat Resmi
Setelah kamu mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan surat resmi mengenai pengertian dan juga unsur-unsur atau bagain yang menjadi penyusun sebuah surat resmi, berikutnya akan kami sajikan beberapa contoh surat resmi yanh mungkin bisa kamu jadikan sebagai referensi ketika akan membuat surat resmi. Kami akan berikan berbagai macam contoh surat resmi dari berbagai lembaga dan keperluan. Berikut ini adalah beberapa contoh penulisan surat resmi yang bisa kamu jadikan sebagai referensi agar dalam penulisan surat resmi bisa lebih baik dan benar.
1. Contoh Surat Resmi Surat Kuasa
Contoh surat resmi pertama yang akan kami sajikan pada artikel di bawah ini adalah surat kuasa. Simak contoh surat resmi dari surat kuasa di bawah ini :
SURAT KUASA
Bahwa yang membubuhkan tanda tangan dibawah ini:
Nama : Rozikin Abdul Rezki
Umur : 32 tahun
Tempat Tanggal Lahir : Purwokerto, 13 Mei 1990
Alamat : Jl. Tugu Pancasila No. 12, Purwokerto
Pihak yang bersangkutan selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
Dengan ini memberi kuasa kepada saudara:
Nama : Arifin Muhamad Sanusi
Umur : 31 tahun
Tempat Tanggal Lahir : Purwokerto, 5 Februari 1984
Alamat : Jl. Mataram sakti No. 1 Kota Purwokerto
Pihak yang bersangkutan selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.
Atas nama dan untuk pemberi kuasa menjual, mengurus dan mewakili Kendaraan mobil dengan merk : Alphard, Type : 96, warna : Hitam, tahun : 2018, No. Polisi. : R.1234.TS, No. Rangka : ca900268426, No. BPKB : 8688993725, atas nama : Rozikin Abdul Rezki
Sebagai kepentingan yang disebutkan diatas, maka penerima surat kuasa ini diperbolehkan melakukan tindakan yang dijelaskan berikut ini :
- Pihak yang diberi amanah untuk menerima kuasa telah sepakat dengan bukti tanda tangan di atas surat perjanjian jual beli, adanya surat pernyatan ini dibuat untuk memberikan ha katas kendaraan yang tertara di atas dan ataupun semua surat dan dokumen yang berhubungan dengan kendaraan tersebut yang atas kepemilikan kendaraan tersebut telah disepakati bersama-sama.
- Menerima bukti pembayaran dalam bentuk uang dan memberikan tanda tangan pada kwitansi penjualan kendaraan yang sudah disepakati bersama dan memproses tindakan lainnya yang dibutuhkan yang masih berhubungan dengan surat kuasa yang dibuat ini.
Sekian surat kuasa ini dibuat dengan benar dan tanpa ada pakasaan dari siapapun agar dapat dipergunakan oleh kedua belah pihak dengan baik.
Purwokerto, 22 Mei 2019
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Arifin Muhamad Sanusi Rozikin Abdul Rezki
2. Contoh Surat Resmi Perintah Kerja
Contoh surat resmi berikutnya yang akan kami sajikan pada artikel di bawah ini adalah surat perintah kerja. Berikut ini adalah contoh surat resmi perintah kerja yang baik dan benar untuk dijadikan referensi :
SURAT PERINTAH KERJA PROYEK
No. 12/SPKP/Januari/2019
Yang membubuhkan tanda tangan di bawah ini adalah:
Nama : Rozikin Abdul Rezki
Jabatan : Pimpinan Proyek Alumunium Sejahtera
Alamat : Jl. Tugu Pancasila No. 12, Purwokerto
Pihak yang bersangkutan selanjutnya disebut sebagai pihak pertama.
Dengan ini pihak pertama akan memberikan kuasa kepada :
Nama : Arifin Muhamad Sanusi
Jabatan : Pelaksana Teknik PT. Alumunium Sejahtera
Alamat : Jl. Mataram sakti No. 1 Kota Purwokerto
Pihak yang bersangkutan selanjutnya disebut sebagai pihak kedua.
Pihak kedua untuk melaksanakan pekerjaan dengan rincian jobdesk sebagai berikut:
Jenis proyek : Merakit alumunumium di 13 Indomaret yang ada di kota Purwokerto
Alamat : Jl. Mataram sakti No. 1 Kota Purwokerto
Nilai kontrak pekerjaan : Rp. 750.000.000;- (tujuh ratus lima puluh juta rupiah)
Waktu pelaksanaan : 3 Bulan (1 Maret 2019 sampai dengan 1 Mei 2019)
Sistem pembayaran : Full finishing service
Syarat-syarat pekerjaan:
- Merakit alumunium di 13 Indomaret dengan pola dan desain sesuai dengan telah yang di sepakati oleh pihak pertama dan juga pihak kedua.
- Pekerjaan harus langsung di laksanakan sejalan dengan di keluarkan surat perintah kerja ini dan dapat di selesaikan sesuai dengan tengat waktu yang tertera dalam surat perintah kerja tersebut.
- Pemilik proyek bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proyek yang sedang di kerjakan dalam merakit alumunium tersebut.
- Pihak Penerima surat perintah kerja harus mampu memberikan kerja yang maksimal dan memperlihatkan skill dan kemampuan dalam merampungkan proyek besar tersebut.
Demikian Surat Perintah Kerja ini dibuat dengan sebenarnya dan di harapkan penerima surat agar bisa untuk melaksanakan proyek kerja dengan sebaik-baiknya sebagaimana yang tertera dalam lembaran surat.
Dikeluarkan di: Purwokerto
Pada tangga :1 Maret 2019
Yang Memberi Perintah Yang Menerima Perintah
Rozikin Abdul Rezki Arifin Muhamad Sanusi
(Pimpinan Proyek Alumunium Sejahtera) Pelaksana Teknik
- Alumunium Sejahtera
3. Contoh Surat Resmi Niaga ( Penawaran Barang)
Contoh berikutnya yang akan kami berikan kepada kamu adalah surat resmi niaga dalam perkara penawaran barang. Simak contoh surat resmi niaga dalam penawaran barang.
- Komputer Nekasatya
Jl. Mataram sakti No. 1 Kota Purwokerto
Kota Purwokerto
Purwokerto, 23 Mei 2019
Nomer : 21/42/XI/2019
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar
Kepada
Kepala Sekolah Smk N 12 Kota Purwokerto
Jalan Lingkaran Mati No. 12 Purwokerto
Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan yang kami lakukan, kami melihat dalam dua tahun terakhir ini sekolah SMK N 12 Purwokerto mengalami kemajuan yang cukup pesat dengan melimpah jumlah siswa dan siswinya. Termasuk dalam hal insfrastruktur, SMK N 12 Purwokerto juga semakin giat dalam membangun berbagai macam ruang baru.
Pada kesempatan kali ini, kami sedikit banyak ingin menawarkan barang-barang unggulan dari perusahaan kami yang jika berkenan di gunakan oleh SMK N 12 Purwokerto maka akan semakin meningkatkan kegiatan belajar mengajar. Kami sertakan pula dalam surat penawaran barang ini berupa lampiran browsur produk-produk digital yang tentu akan membuat pengajaran di SMK N 12 akan semakin berkembang.
Kamu memberi penawaran spesial khusus untuk sekolah SMK N 12 Purwokerto. Harga yang kami berikan akan kami diskon sebesar 20% untuk setiap produk elektronik jika sekolah Bapak/Ibu membeli produk kami pada tanggal 2 April 2019. Garansi yang kami berikan untuk setiap produk tersebut adalah selama satu tahun dari per tanggal pembelian produk. Pembayaran bisa di lakukan secara cash maupun dengan sistem kredit atau mencicil dengan dp atau uang muka sebesar 30% dari harga total produk dan masa kredit tersebut selama 4 kali pembayaran setelah barang sampai di tempat.
Kami sangat berharap besar agar sekolah bapak/ibu berkenan untuk memesan produk yang kami tawarkan. Produk yang kami tawarkan ini berkualitas terbaik dan sudah pasti akan menunjang kegiatan belajar mengajar di SMK N 12 Purwokerto. Atas perhatuan dan kerjasama yang akan di lakukan, kami mengucapkan segenap rasa terima kasih.
Hormat Kami,
- Komputer Nekesatya
4. Contoh Surat Resmi Perjanjian Kontrak Kerja
Contoh berikutnya yang akan kami berikan pada artikel kali ini adalah surat resmi perjanjian kontrak kerja. Berikut ini adalah contoh surat resmu perjanjian kontrak kerja yang baik dan benar untuk referensi Anda :
SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA PT. Komputer Nekastya
Yang bertanda tangan dibawah ini :
- Nama : Rozikin Abdul Rezki
- Alamat : Jalan Lingkaran Mati No. 12 Purwokerto
- Jabatan : HRD Manager PT. Komputer Nekastya
Dan dalam hal ini yang bersangkutan bertindak atas nama:
- Komputer Nekatsatya
Beralamat di Jl. Jalan Lingkaran Mati No. 12 Purwokerto
Jenis Usaha Elektronik
Pihak yang bersangkutan selanjutnya akan disebut sebagai pihak pertama
- Nama : Arifin Muhamad Sanusi
2.Jenis Kelamin : Laki laki
- Tempat & Tanggal Lahir : Purwokerto, 5 Januari 1999
- Umur : 21 tahun
- Agama : Islam
- Pendidikan terakhir : Sarjana S1
- Alamat : Purwokerto
- No.KTP : 086722892817166272
- Telepon/HP/e-mail : 09772818463728
- Status Perkawinan : Kawin
Pihak yang bersangkutan dalam hal ini selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua (karyawan).
Kedua belah pihak telah sepakat untuk membuat kontrak perjanjian kerja dengan ketentuan dan syarat-syarat yang tercantum dalam surat sebagai berikut:
Pasal 1
Pihak Pertama menyatakan dengan ini telah resmi menerima Pihak Kedua sebagai karyawan atau pekerja di perusahaan PT. Komputer Nekasatya, yang Beralamat di Jalan Lingkaran Mati No. 12 Purwokerto, dan menjabat sebagai Kabag Marketing Lapangan, dan Pihak kedua dengan ini menyatakan bersedia menjadi karyawan Pihak Pertama sebagai Kabag Marketing Lapangan.
Pasal 2
Masa training kerja ditetapkan selama 3 bulan dan dihitung dari tanggal diterima dan masuk kerja pertama kali dari tanggal 3 april 2019. Dengan upah atau gaji yang diberikan secara bulanan dengan besarnya upah pokok sekitar Rp. 950.000 dengan waktu kerja sekitar 8 jam perhari, atau selama 48 jam dalam satu minggu.
Pasal 3
Tunjangan-tunjangan yang telah di tetapkan diluar upah adalah:
- Tunjangan uang makan : Rp. 40.000/1 hari kerja
- Tunjangan transport : Rp. 20.000/1 hari kerja
- Lembur : Rp. 25.000/1 hari kerja
- Lembur tambah waktu kerja : Rp. 75.000/1 hari kerja
- Bonus : Sesuai Dengan Kebijakan Perusahaan
Pasal 4
Apabila ada salah satu pihak baik dari pihak perusahaan atau pihak pekerja mengakhiri perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebelum waktunya kontrak berakhir, maka dari pihak yang mengakhiri perjanjian tersebut wajib membayar ganti rugi kepada pihak lainnya sebesar sisa upah pekerja sampai waktu pekerjaannya selesai, kecuali apabila putusnya hubungan kerja karena alasan memaksa atau karena kesalahan berat dari pihak pekerja sendiri yang teledor.
Pasal 5
Kedua belah pihak telah bersedia untuk taat kepada semua peraturan yang dibuat perusahaan dan kedua belah pihak juga wajib mengikuti semua tanggung jawab dari perusahaan selama bekerja.
Pasal 6
Jika terdapat aturan baru yang belum disepakati dalam surat perjanian ini maka akan diberlakukan ketentuan sesuai dengan KKB dan akan disepakati bersama kembali oleh kedua belah pihak.
Pasal 7
Seluruh sengketa dan perselisihan yang timbul akibat dari perjanjian kontrak kerja ini akan diselesaikan dengan cara terbaik dan disepakati oleh kedua belah pihak dengan musyawarah mufakat. Jika sengketa atau selisih paham tidak bisa diselesaikan dengan baik oleh kedua pihak maka jalan satu-satunya untuk menyelesaikan masalah dengan bantuan Pengadilan Hukum yang berlaku.
Sekian isi surat perjanjian kontrak kerja ini dibuat dengan baik dan benar, kedua belah pihak yang terkait telah membaca dan memahami seluruh isi surat ini dan dengan sukarela tanpa dipaksa oleh pihak manapun memberikan tanda tangannya di matarai yang berlaku dan sebagai bukti legalitas hukum yang yang kuat.
Purwoketo, 2 Mei 2019
Pihak Pertama Pihak Kedua,
Rozikin Abdul Rezki Arifin Muhamad Sanusi